Template notice for your contacts and staff

AI assistant. [Company name] uses Random Assistant, an AI assistant provided by Random Solutions s.r.o. (Czech Republic) as our processor. It reads our mailboxes, calendars, CRM and documents to sort mail, prepare meetings, write drafts and brief our team. It also learns from them: facts about our contacts and their companies, deals and projects, and commitments and agreed next steps. If we correspond or meet with you, this can include your name, contact details, role and what we discussed.

We do this on the basis of our legitimate interest in organising our business communication efficiently (GDPR Art 6(1)(f)). Your data is stored in the EU, and the AI processing takes place in EU data centres. Some of our processor's service providers may process limited data outside the EU, for example backups kept by its mail and calendar provider; the locations and safeguards are listed at random-assistant.com/legal/processors. Your data is not used to train AI models, and nothing is decided about you automatically: a person at [Company name] reviews everything that is sent. The assistant is designed to refuse to store sensitive data about you, such as health information. What it learns is kept while we use the Service; memories that are not used are archived and deleted 12 months later, unless a user pins them. [On an Enterprise plan, replace the last part with: memories stay until a user forgets them; an archived memory is deleted 12 months later, unless a user pins it.]

You can object to this processing at any time, ask what we hold about you, and ask us to correct or delete it, including what the assistant learned about you. Contact [contact address]. You may also complain to a data-protection authority. Our processor's sub-processors are listed at random-assistant.com/legal/processors.

AI assistant at work. [Company name] provides Random Assistant, an AI assistant by Random Solutions s.r.o. (Czech Republic), which acts as our processor. When you connect your work mailbox, calendar or other tools, the assistant reads them to help you, and it learns from them for you: facts about your contacts, deals and projects, your commitments, your preferences, how you write and when you usually work. You see what it learned in your learned profile and can correct or forget any of it. You can switch learning off for each connected source under Settings > Connectors.

The purpose is to help you with your own work. It is not used to monitor or assess you: no one at [Company name], including managers and administrators, can see what the assistant learned about you. Your data is stored in the EU, and the AI processing takes place in EU data centres. Some of the processor's service providers may process limited data outside the EU, for example backups kept by its mail and calendar provider, as listed at random-assistant.com/legal/processors. Your data is not used to train AI models. The legal basis is [our legitimate interest in providing efficient work tools (GDPR Art 6(1)(f)) / your employment contract (Art 6(1)(b)), per our own assessment]. [Our works council was involved on [date].]

Questions, objections and requests to access, correct or delete your data: [contact address].

KI-Assistent. [Firmenname] nutzt Random Assistant, einen KI-Assistenten der Random Solutions s.r.o. (Tschechien), als unseren Auftragsverarbeiter. Er liest unsere Postfächer, Kalender, unser CRM und unsere Dokumente, um E-Mails zu sortieren, Besprechungen vorzubereiten, Entwürfe zu schreiben und unser Team zu informieren. Dabei lernt er auch daraus: Fakten zu unseren Kontakten und ihren Unternehmen, zu Deals und Projekten sowie Zusagen und vereinbarte nächste Schritte. Wenn wir mit Ihnen korrespondieren oder uns mit Ihnen treffen, kann das Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre Funktion und den Inhalt unserer Gespräche umfassen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation unserer geschäftlichen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Daten werden in der EU gespeichert, und die KI-Verarbeitung findet in Rechenzentren in der EU statt. Einige Dienstleister unseres Auftragsverarbeiters können begrenzte Daten außerhalb der EU verarbeiten, zum Beispiel Backups seines E-Mail- und Kalenderanbieters; die Orte und Garantien sind unter random-assistant.com/legal/processors aufgeführt. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt, und über Sie wird nichts automatisiert entschieden: Alles, was versendet wird, prüft eine Person bei [Firmenname]. Der Assistent ist so ausgelegt, dass er die Speicherung sensibler Daten über Sie, etwa Gesundheitsangaben, ablehnt. Was er lernt, bleibt gespeichert, solange wir den Dienst nutzen; nicht genutzte Erinnerungen werden archiviert und 12 Monate später gelöscht, außer sie werden angeheftet. [Bei einem Enterprise-Plan ersetzen Sie den letzten Teil durch: Erinnerungen bleiben, bis sie vergessen werden; eine archivierte Erinnerung wird 12 Monate später gelöscht, außer sie wird angeheftet.]

Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, Auskunft über Ihre Daten verlangen und deren Berichtigung oder Löschung verlangen, auch für das, was der Assistent über Sie gelernt hat. Kontakt: [Kontaktadresse]. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Die Unterauftragsverarbeiter unseres Auftragsverarbeiters sind unter random-assistant.com/legal/processors aufgeführt.

KI-Assistent bei der Arbeit. [Firmenname] stellt Ihnen Random Assistant zur Verfügung, einen KI-Assistenten der Random Solutions s.r.o. (Tschechien), die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Wenn Sie Ihr dienstliches Postfach, Ihren Kalender oder andere Tools verbinden, liest der Assistent diese, um Ihnen zu helfen, und lernt daraus für Sie: Fakten zu Ihren Kontakten, Deals und Projekten, Ihre Zusagen, Ihre Vorlieben, wie Sie schreiben und wann Sie üblicherweise arbeiten. Was er gelernt hat, sehen Sie in Ihrem gelernten Profil und können es dort korrigieren oder vergessen lassen. Unter Einstellungen > Connectors können Sie das Lernen für jede verbundene Quelle ausschalten.

Zweck ist die Unterstützung Ihrer eigenen Arbeit. Der Assistent dient nicht dazu, Sie zu überwachen oder zu bewerten: Niemand bei [Firmenname], auch keine Vorgesetzten oder Administratoren, kann sehen, was der Assistent über Sie gelernt hat. Ihre Daten werden in der EU gespeichert, und die KI-Verarbeitung findet in Rechenzentren in der EU statt. Einige Dienstleister des Auftragsverarbeiters können begrenzte Daten außerhalb der EU verarbeiten, zum Beispiel Backups seines E-Mail- und Kalenderanbieters, wie unter random-assistant.com/legal/processors aufgeführt. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Rechtsgrundlage ist [unser berechtigtes Interesse an effizienten Arbeitsmitteln (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) / Ihr Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), nach unserer eigenen Prüfung]. [Unser Betriebsrat wurde am [Datum] beteiligt.]

Fragen, Widerspruch sowie Anträge auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung: [Kontaktadresse].