Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Dienst: Random Assistant (random-assistant.com).

Firma & Sitz: Random Solutions s.r.o., IČO 29929962, Nové sady 988/2, 602 00 Brno, Tschechien.

Datenschutzkontakt: privacy@random-assistant.com. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

Zuständige Aufsichtsbehörde: Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

Teil A. Wo wir Verantwortlicher sind

2. Was wir verarbeiten, warum und auf welcher Grundlage

Empfänger für Teil A: unsere Hosting- und Auslieferungsanbieter (Hetzner, Cloudflare), Google Workspace (unsere Firmen-E-Mail), Stripe (Zahlungen und Partnerauszahlungen), PostHog und Sentry (Analyse und Fehlerberichte; ihre Regionen stehen in Abschnitt 10), AhaSend (Transaktions-E-Mails, Niederlande) sowie die Buchhaltungs- und Steuerberater, die wir beauftragen. Marketing-E-Mails senden wir nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung. Verarbeitungen auf Grundlage des berechtigten Interesses können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21); siehe Abschnitt 8. Wenn Sie sich über den Empfehlungslink eines Partners registriert haben, erhält dieser Partner eine pseudonyme Kundennummer (nicht Ihren Namen), das Datum Ihrer Registrierung, ob Sie in der Testphase sind, zahlen oder gekündigt haben, wie viele Ihrer Rechnungen bezahlt wurden, und die Provision, die er daraus erhält, um seine Auszahlung zu prüfen. Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder Inhalte erhalten Partner nie.

Private Nutzung. Nutzen Sie Random Assistant für eigene Zwecke, sind wir auch Verantwortlicher für die Daten in den Konten, die Sie dafür verbinden; Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Ihre eigenen Daten und unser berechtigtes Interesse, den von Ihnen gewünschten Dienst zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), für andere Personen in Ihrem Postfach und Kalender.

Konten des Arbeitgebers. Gehört ein Konto, das Sie verbinden, Ihrem Arbeitgeber, bleibt Ihr Arbeitgeber Verantwortlicher für dieses Konto und entscheidet, ob Sie es verbinden dürfen. Bei einem privaten Abo verarbeiten wir die Daten daraus als Verantwortlicher, wie oben beschrieben; nutzt Ihr Arbeitgeber Random Assistant nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag, sind wir sein Auftragsverarbeiter. Sein Administrator kann uns bitten, das Konto zu trennen und die Daten zu löschen, die wir daraus gespeichert haben.

Bei privater Nutzung sind mit „Ihr Unternehmen“ in Teil B wir gemeint: Was Random lernt, geschieht für Sie nach den Terms of Service, nicht nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag; Sie und die anderen Personen in Ihrem Postfach und Kalender üben Ihre Rechte bei uns aus, unter privacy@random-assistant.com, und diese Personen können unserer Verarbeitung ihrer Daten jederzeit widersprechen.

Teil B. Wo Ihr Unternehmen Verantwortlicher ist

3. Workspace-Daten, die wir für Ihr Unternehmen verarbeiten

Wir verarbeiten Workspace-Daten nur nach den Weisungen Ihres Unternehmens, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt. Für diese Daten gilt die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens; sie informiert seine Mitarbeitenden und Kontakte. Wenn Sie uns zu Workspace-Daten kontaktieren, leiten wir Ihre Anfrage an Ihr Unternehmen weiter.

Wir ordnen Daten nach Schutzbedarf. Klasse A wird im Ruhezustand mit AES-256-GCM verschlüsselt, mit Schlüsseln je Mandant, die per HKDF-SHA256 aus einem Hauptschlüssel der Installation abgeleitet werden, der außerhalb der Datenbank liegt; Klasse B wird strukturiert mit Mandantentrennung auf Zeilenebene gespeichert; Klasse C sind Betriebsmetadaten.

Wir nutzen Workspace-Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren, und die KI-Modellanbieter, die wir beauftragen, tun es auch nicht.

Was Random lernt

Um besser für Sie zu arbeiten, lernt Random aus den Quellen, die Sie verbinden. Was es lernt, speichert es in Ihrem Workspace und nutzt es für Sie: in Briefings, bei der Besprechungsvorbereitung, in Entwürfen und im Chat, ohne dass Sie fragen müssen. Es lernt nur diese Arten von Fakten:

• Fakten zu Kontakten und ihren Unternehmen
• Fakten zu Deals und Projekten
• Zusagen und vereinbarte nächste Schritte
• Vorlieben und Pläne, auch Reisen und wie Antworten aussehen sollen
• Profil: Rolle, Unternehmen, Ziele, wichtige Kontakte, Sprachen, Tools
• Wie man Sie anspricht: die Namen, mit denen andere Sie in E-Mails ansprechen, und der Name, mit dem Sie unterschreiben (nur wenn eingeschaltet)
• Schreibstil: Ton und Signatur
• Arbeitsmuster: Arbeitszeiten

Nicht jede Quelle liefert jede Art. Je Quelle:

Lernen ist standardmäßig eingeschaltet für jede Quelle, die Sie verbinden, und Sie werden beim Verbinden darauf hingewiesen. Sie können das Lernen für jede Quelle jederzeit unter Einstellungen > Connectors ausschalten. Die Quelle funktioniert dann weiter für das, wofür Sie sie verbunden haben, und es wird nichts Neues mehr aus ihr gelernt; bereits Gelerntes bleibt, bis Sie es vergessen. Sie können Ihr gelerntes Profil prüfen und jeden Fakt bestätigen oder vergessen, und Sie können einzelne Erinnerungen vergessen. Eine vergessene Erinnerung wird sofort ausgeblendet und nach 7 Tagen gelöscht; so lange können Sie sie wiederherstellen. Bei einer Anfrage zu einer einzelnen Person kann Ihr Unternehmen die Erinnerungen und Fakten über sie vergessen, und wir helfen auf Anfrage. Random speichert keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheit, Religion, politische Meinungen, ethnische Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben oder sexuelle Orientierung, biometrische Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten, als Erinnerung oder gelernten Fakt, weder über Sie noch über andere, auch nicht, wenn sie nur erschlossen würden. Die Prüfung läuft automatisch und kann eine ungewöhnliche Formulierung übersehen; deshalb können Sie eine Erinnerung jederzeit selbst löschen. Niemand sonst in Ihrem Unternehmen, auch nicht Inhaber und Administratoren, kann sehen, was Random über Sie gelernt hat.

Das Lernen erfolgt für Ihr Unternehmen nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (Abschnitt 2 und Anhang I). Ihr Unternehmen ist dafür Verantwortlicher und informiert seine Mitarbeitenden und Kontakte; wir veröffentlichen dafür eine Mustermitteilung.

4. KI-Verarbeitung

Für einen Entwurf, ein Briefing oder eine Zusammenfassung, oder um aus einer Quelle zu lernen, senden wir nur den Inhalt, den diese Aufgabe braucht (nicht Ihr ganzes Postfach), an einen KI-Modellanbieter. Jedes Konto wird in der EU bedient: Anfragen laufen über den EU-Endpunkt von OpenRouter (eu.openrouter.ai), beschränkt auf EU-Datenregionen und auf Anbieter, die Ihre Daten weder sammeln noch damit trainieren. Ist dieser Weg nicht verfügbar, schlägt die Anfrage fehl; sie weicht nie in die USA aus. Beim Diktat wandelt ein Spracherkennungsmodell von Mistral AI über denselben Endpunkt Ihre Sprache in Text um. Wo Live-Diktat eingeschaltet ist, kommt der Text, den Sie während des Sprechens sehen, direkt von Mistral AI über dessen EU-Endpunkt (api.eu.mistral.ai); Mistral AI bewahrt diese Audiodaten und diesen Text bis zu 30 Tage zur Missbrauchsüberwachung auf und nutzt sie nie zum Training. Was Random lernt, liegt in Ihrem Workspace, nie in einem Modell, und wird nie für einen anderen Kunden genutzt. Die Anbieter stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter und in Anhang III des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Wir nehmen nicht an Ihren Besprechungen teil und zeichnen sie nicht auf. Wir arbeiten mit dem Transkript oder der Zusammenfassung, die Ihr eigenes Besprechungstool uns schickt; dieses Tool verarbeitet Ihre Besprechungen nach Ihrem eigenen Vertrag mit ihm.

5. Daten von Google, Microsoft und Slack

Google-Nutzerdaten. Die Nutzung von Informationen, die Random Assistant über Google-APIs erhält, und deren Übertragung an andere Apps richten sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Für Ihre E-Mails und Ihren Kalender fordern wir nur den Zugriff an, der nötig ist, um sie zu lesen und Entwürfe und Aufgaben zu erstellen, die Sie freigeben. Wenn Ihr Workspace Slack verbindet, wird ein aus Ihren E-Mails erstellter Follow-up-Entwurf mit Betreff und Empfänger auch auf einer Freigabekarte in Slack angezeigt; Slack speichert ihn in den USA, sofern Ihr Vertrag mit Slack keine EU-Datenresidenz vorsieht (siehe Slack-Daten unten). Der Zugriff auf Gmail und Google Kalender wird über Nylas vermittelt, unseren Unterauftragsverarbeiter, der ihn in seiner EU-Region (Irland) verarbeitet. Niemand bei Random Solutions s.r.o. liest Inhalte Ihres Postfachs, außer mit Ihrer Einwilligung für einen bestimmten Supportfall, zur Untersuchung von Sicherheitsvorfällen oder wenn das Gesetz es verlangt. Google-Nutzerdaten werden nie genutzt, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.

Google Drive. Wenn Sie Google Drive verbinden, nutzt Random nur die Berechtigung drive.file. Random kann nur die Dateien öffnen, die Sie in der Dateiauswahl von Google auswählen, und die Dateien, die Random auf Ihren Wunsch in Ihrem Drive gespeichert hat; den Rest Ihres Drives sieht Random nicht. Die ausgewählten Dateien kopiert Random in Ihren Datenraum. Wenn Sie Random bitten, etwas in Google Drive zu speichern, legt Random in dem Drive, das Ihr Workspace verbunden hat, eine neue Datei an; Dateien dort ändert, verschiebt oder löscht Random nie. Google speichert diese Datei gemäß Ihrem Vertrag mit Google, und wenn Sie Daten in Random löschen oder uns um Löschung bitten, bleibt sie in Drive. Der Drive-Zugriff läuft nicht über Nylas, sondern über unseren eigenen Google-Client und Nango, das wir auf unserer EU-Infrastruktur betreiben.

Microsoft-365-Daten. Der Zugriff auf Outlook-E-Mails und Microsoft-Kalender wird über Nylas mit delegierten Berechtigungen vermittelt, die Sie oder der Administrator Ihres Tenants erteilen; Ihr Administrator muss die App möglicherweise freigeben. Wenn Sie das Konto trennen oder Ihren Workspace schließen, löschen wir die darüber erhaltenen Daten wie im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.

Slack-Daten. Wenn Ihr Workspace Slack verbindet, nutzt Random ein Bot-Token, nie ein Nutzer-Token. Random liest die Direktnachrichten, die Sie dem Random-Bot senden, die Nachrichten, in denen Sie ihn mit @ erwähnen, und die Nachrichten, die Sie mit Track this oder mit einer Reaktion mit dem Pinnadel-Emoji (📌) auswählen. Slack meldet Random auch die Reaktionen, die in den Unterhaltungen gesetzt werden, in denen der Bot ist; Random reagiert nur auf eine Pinnadel der Person, die Slack verbunden hat, und verwirft alle anderen Reaktionen. In einem Kanal liest Random Nachrichten nur, wenn der Random-Bot in den Kanal eingeladen wurde und die Person, die Slack mit Random verbunden hat, diesen Kanal eingeschaltet hat (standardmäßig aus). Wird ein Kanal eingeschaltet, postet Random dort einen Hinweis, damit die Mitglieder es wissen. In einem eingeschalteten Kanal prüft Random nur die Nachrichten, die diese Person schreibt oder in denen sie erwähnt wird, und speichert nur die gefundenen Zusagen, jeweils mit dem Satz, aus dem sie stammen, als Follow-up-Vorschläge zur Freigabe durch diese Person; die übrigen Nachrichten speichert Random nicht. Slack sendet Random jede Nachricht aus den Kanälen, in denen der Bot ist; alle anderen verwirft Random, ohne sie zu lesen oder zu speichern. Direktnachrichten zwischen Personen liest Random nie. Schreibt jemand anderes dem Bot, sagt Random dieser Person nur, für wen der Bot arbeitet, und speichert nichts von der Nachricht. Auf eine @-Erwähnung antwortet Random Ihnen per Direktnachricht; im Kanal erscheint nur ein kurzer Hinweis, dass Random Ihnen direkt geantwortet hat. Random schreibt auch in Slack, damit seine Arbeit dort freigegeben werden kann. Freigabekarten postet Random nur in die Direktnachrichten zwischen der Person, die Slack verbunden hat, und dem Random-Bot; die Karte für einen Follow-up-E-Mail-Entwurf, erstellt aus einem beliebigen Postfach, das Ihr Workspace verbunden hat, zeigt Betreff und Text des Entwurfs sowie Namen und E-Mail-Adresse des Empfängers. Außerdem setzt Random eine Status-Reaktion (etwa „gesehen“, „erledigt“ oder „wartet auf Ihre Freigabe“) auf die Nachrichten, die es bearbeitet: die Nachrichten, die Sie ihm senden oder in denen Sie es mit @ erwähnen, eine Nachricht, die Sie mit Track this oder der Pinnadel auswählen (auch die einer anderen Person), und in einem eingeschalteten Kanal eine Nachricht dieser Person oder mit einer Erwähnung dieser Person, aus der Random eine Zusage übernimmt. Die Reaktion erscheint an der Nachricht dort, wo sie gepostet wurde, sodass andere Mitglieder dieser Unterhaltung sie sehen können. Das gehört zu dem Dienst, mit dem Sie uns im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags beauftragen, und Slack speichert diese Karten und Reaktionen gemäß Ihrem Vertrag mit Slack. Wenn Sie Slack trennen oder Daten in Random löschen, werden Karten und Reaktionen, die bereits in Slack sind, nicht entfernt; Slack bewahrt sie gemäß Ihrem Vertrag mit Slack auf. Slack-Texte werden wie ein Chat in der App behandelt: Random speichert sie als Ihren Chat mit Random und in dem, was daraus entsteht, etwa Follow-ups, Aufgaben und Erinnerungen (Abschnitt 3), alles verschlüsselt, und nutzt sie nie zum Training von KI-Modellen. Slack bewahrt eine eigene Kopie gemäß Ihrem Vertrag mit Slack auf. Wenn Sie Slack in Random trennen oder Random aus Ihrem Slack-Workspace entfernt oder sein Zugriff widerrufen wird, löscht Random das Slack-Token, die für die Verbindung gespeicherten Slack-IDs und -Namen, die Liste der eingeschalteten Kanäle und alle Slack-Follow-up-Vorschläge, die Sie nicht freigegeben haben. Ihre Follow-ups und Chats bleiben, bis Sie sie löschen oder ihre Aufbewahrungsfrist (Abschnitt 6) endet, und Follow-ups behalten ihren Link zur Slack-Nachricht.

6. Aufbewahrungsfristen (Workspace-Daten)

Was der Assistent als Kontext nutzt, um für Ihren Workspace bessere Arbeit zu leisten, wird gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist: Besprechungstranskripte und Zusammenfassungen, Ergebnisse der E-Mail-Triage, Entwürfe und Ihre Änderungen, tägliche Briefings und Follow-ups. So weiß er später, wer eine Antwort brauchte, was in einer Besprechung vereinbart wurde, was Sie wem zugesagt haben und wie Sie schreiben. Gelöscht wird es, wenn das Konto endet oder wenn Sie die Löschung verlangen; für die unter „Früher löschen“ genannten Daten auch früher, wenn der Inhaber des Workspace die Frist verkürzt. Daten, die der Assistent nicht wiederverwendet, haben eine kurze, feste Frist. Erinnerungen und das gelernte Profil folgen ihren eigenen Zeilen unten: Eine Erinnerung, die nicht genutzt wird, wird archiviert und 12 Monate später gelöscht, außer Sie heften sie an (in Enterprise-Plänen bleiben ungenutzte Erinnerungen aktiv).

Früher löschen. Der Inhaber des Workspace kann diese Fristen unter Einstellungen > Datenschutz > Früher löschen auf 30 Tage, 90 Tage oder 1 Jahr verkürzen. Die gewählte Frist gilt dann für Besprechungstranskripte (ab der Besprechung; die Zusammenfassung bleibt), Ergebnisse der E-Mail-Triage, Entwürfe und Ihre Änderungen, tägliche Briefings, erledigte Follow-ups (ab der Erledigung) sowie für Vorbereitungsunterlagen und Recruiting-Bewertungen, wenn sie kürzer ist als deren eigene Frist. Offene Follow-ups bleiben erhalten.

Andere Personen in Ihren Daten. Besprechungsgäste und Personen, die Ihnen schreiben, erscheinen in Transkripten, Triage-Ergebnissen und Entwürfen. Für ihre Daten gilt dieselbe Regel: gespeichert, solange das Konto aktiv ist, außer der Inhaber verkürzt die Frist. Was Random über sie gelernt hat, folgt den Zeilen für Erinnerungen und das gelernte Profil, und Ihr Unternehmen kann die Erinnerungen und Fakten über eine Person vergessen. Ihr Unternehmen ist dafür Verantwortlicher; diese Personen üben ihre Rechte daher über Ihr Unternehmen aus, und wir helfen ihm, ihnen zu antworten (Abschnitt 7).

Kopien an anderer Stelle. Die Konten, die Sie verbinden (Postfach, Kalender, Besprechungstool, CRM), speichern ihre eigenen Daten nach Ihrem eigenen Vertrag mit ihnen; wenn Sie hier Daten löschen, werden sie dort nicht gelöscht. KI-Modellanbieter erhalten nur, was eine Aufgabe braucht, zu Bedingungen, die Training ausschließen; die Aufbewahrungsbedingungen der einzelnen Anbieter stehen, soweit bestätigt, in Anhang III des Auftragsverarbeitungsvertrags. Unsere Backups enthalten Kopien für etwa 30 Tage.

Einige Aufzeichnungen bleiben über einen Löschantrag hinaus bestehen. Nachweis des Vertragsschlusses: Wir speichern Ihre Workspace-ID, den Firmennamen, die Versionen der Nutzungsbedingungen und des Auftragsverarbeitungsvertrags, die Sie akzeptiert haben, und wann Sie sie akzeptiert haben, für 3 Jahre nach Vertragsende, um den Vertrag nachzuweisen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Danach werden sie gelöscht. Nutzungsaufzeichnungen: werden gelöscht. Es bleiben nur anonyme Monatssummen je KI-Modell, zusammengeführt mit anderen gelöschten Konten, ohne Bezug zu Ihnen. Abrechnungsunterlagen: werden so lange aufbewahrt, wie das Steuerrecht es verlangt. Einträge im Audit-Log, einschließlich des Nachweises der Löschung selbst: bleiben, bis das Audit-Log sie nach 12 Monaten löscht.

7. Ihre Rechte (Art. 15 bis 22 DSGVO)

Für Workspace-Daten (Teil B) wenden Sie sich bitte zuerst an Ihr Unternehmen; wir helfen ihm, Ihnen zu antworten. Für Daten aus Teil A erreichen Sie uns unter privacy@random-assistant.com.

• Auskunft (Art. 15): Fordern Sie eine Kopie Ihrer Daten über den Export im Dashboard oder per E-Mail an privacy@random-assistant.com an.
• Berichtigung (Art. 16): Korrigieren Sie unrichtige Daten in den Einstellungen im Dashboard oder schreiben Sie uns eine E-Mail.
• Löschung (Art. 17): Stellen Sie den Antrag unter Einstellungen > Datenschutz & Daten oder unter /legal/delete. Wir senden Ihnen einen einmaligen Bestätigungslink. Nach Ihrer Bestätigung prüfen wir den Antrag und löschen innerhalb von 3 Werktagen Ihre Workspace-Daten, widerrufen verbundene Konten und entfernen den Kontodatensatz. Haben Sie ein Abonnement (aktiv, in der Testphase oder mit offener Zahlung), kündigen Sie es zuerst unter Plan & Abrechnung; danach fallen keine weiteren Kosten an. Backups werden innerhalb von etwa 30 Tagen gelöscht. Was über den Antrag hinaus bestehen bleibt, steht in Abschnitt 6.
• Einschränkung (Art. 18): Kontaktieren Sie uns, um die Verarbeitung bis zur Klärung eines Streits auszusetzen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Fordern Sie einen strukturierten, maschinenlesbaren Export über den Datenexport im Dashboard oder per E-Mail an.
• Automatisierte Entscheidungen (Art. 22): Random Assistant trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Entwürfe, Zusammenfassungen und Vorbereitungsunterlagen sind Vorschläge; die Kontrolle bleibt bei Ihnen.
• Beschwerde: Sie können sich bei der Datenschutzbehörde an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort beschweren oder bei unserer federführenden Behörde, Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) (Art. 77).

Die Angabe von Konto- und Rechnungsdaten ist nötig, um den Vertrag zu schließen und zu erfüllen; ohne sie können wir den Dienst nicht erbringen.

8. Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21)

Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Verarbeitungen widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Teil A: Website-Analyse, Fehlerberichte, Sicherheitsprotokolle, Server-Protokolle, Produktnutzung). Schreiben Sie an privacy@random-assistant.com. Das Do-Not-Track- oder Global-Privacy-Control-Signal Ihres Browsers schaltet unsere Zählung der Seitenaufrufe ebenfalls ab.

9. Kalifornien

Wir verkaufen keine personenbezogenen Informationen und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter. Soweit der CCPA auf einen Kunden anwendbar ist, handeln wir als dessen Dienstleister (Service Provider) nach Abschnitt 15 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Anfragen: privacy@random-assistant.com.

10. Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungen in Drittländer

Empfänger personenbezogener Daten sind unsere Unterauftragsverarbeiter, jeweils mit Zweck, Standort und Übermittlungsgrundlage in der Liste der Unterauftragsverarbeiter genannt; die KI-Modellanbieter hinter OpenRouter stehen in Anhang III des Auftragsverarbeitungsvertrags. Nach Kategorien: Hosting und Netzwerk (Hetzner, Cloudflare), Anbindung von E-Mail und Kalender (Nylas), KI-Verarbeitung (OpenRouter, Mistral AI), E-Mail-Versand (AhaSend), Zahlungen (Stripe), Fehlerüberwachung und Analyse (Sentry, PostHog) sowie Websuche (Staan). Wir informieren Kunden 30 Tage, bevor wir einen hinzufügen oder ersetzen, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.

Personenbezogene Daten verlassen die EU/den EWR, wo ein Empfänger ein US-Unternehmen ist oder einen Teil der Daten außerhalb der EU verarbeitet, wie die Liste für jeden angibt: Google (unsere Firmen-E-Mail, Google Workspace), OpenRouter und der Modell-Host in US-Besitz dahinter (Google; Anhang III des AVV), Cloudflare, Stripe, PostHog und Sentry, Mistral AI für seine eigenen Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR sowie Nylas für Backups und für den Zugriff seiner Support-Mitarbeitenden in den USA und in Kanada (Postfachinhalte selbst werden in Irland verarbeitet; Nylas ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss (einschließlich der Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist) oder auf die Standardvertragsklauseln, ergänzt um Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung sowie Datenminimierung. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie über privacy@random-assistant.com. Die Websuche (Staan, Frankreich) kann auf eigene Suchanbieter von Staan in den USA ausweichen: nur wenn die Einstellung Web-Recherche in Ihrem Workspace eingeschaltet ist (standardmäßig aus); hat der EU-Index von Staan keine Ergebnisse, kann Staan die Anfrage weitergeben, auf Grundlage Ihrer Einwilligung beim Einschalten der Web-Recherche nach dem Hinweis am Schalter (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

11. Sicherheitsmaßnahmen

Wir schützen personenbezogene Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, darunter Verschlüsselung im Ruhezustand mit Schlüsseln je Workspace, Verschlüsselung bei der Übertragung, Trennung der Daten jedes Workspace, Zugriffskontrolle, Protokollierung und Backups. Die vollständige Liste steht in Anhang II des Auftragsverarbeitungsvertrags.

12. Meldung von Datenschutzverletzungen

Für Daten aus Teil A melden wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem Risiko für Ihre Rechte führt, innerhalb von 72 Stunden, nachdem sie uns bekannt wurde, der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 33) und den betroffenen Personen unverzüglich, wenn das Risiko hoch ist (Art. 34). Für Workspace-Daten (Teil B) benachrichtigen wir Ihr Unternehmen innerhalb von 48 Stunden, bei bestätigtem Datenabfluss innerhalb von 24 Stunden, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt. Ein internes Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle regelt, wie wir Vorfälle erkennen, eindämmen und melden.

13. Cookies und Analyse

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: die Sitzungs-Cookies app_access und app_refresh (httpOnly, Secure) und ein CSRF-Cookie, app_csrf. Wir nutzen einen Unterauftragsverarbeiter für Produktanalyse, PostHog (EU-Cloud, Deutschland), um Seitenaufrufe auf dieser Website zu zählen und die Nutzung von Funktionen in der App zu messen. In Ihrem Browser läuft er ohne Cookies im Arbeitsspeicher-Modus, schreibt also kein Analyse-Cookie und speichert keine Analyse-Kennung im Speicher Ihres Browsers. Fehlerberichte aus der App gehen an Sentry (EU-Region), ohne Anfrageinhalte, Cookies oder Nutzerangaben. Wir verwenden keine Werbe- oder seitenübergreifenden Tracking-Cookies und zeigen deshalb kein Cookie-Banner. Die vollständige Liste steht unter /legal/cookies (auf Englisch).

14. Kinder

Random Assistant wird Unternehmen und volljährigen Verbrauchern angeboten. Es richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir veröffentlichen Änderungen auf dieser Seite und aktualisieren oben das Datum, ab dem sie gelten. Kunden werden per E-Mail über Änderungen informiert, die die Zwecke der Verarbeitung wesentlich erweitern.

16. Kontakt

Datenschutzkontakt: privacy@random-assistant.com. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

Sitz: Nové sady 988/2, 602 00 Brno, Tschechien.